Загранкомандировка: как возместить расходы работника?

Вопрос: Организация направляет работника в загранкомандировку . Возможна ситуация, когда работник по согласованию с нанимателем и в его интересах приобретает ТМЦ, причем оплачивает их личными денежными средствами в иностранной валюте. Вправе ли организация возместить работнику потраченную сумму? Будут ли данные расходы командировочными?

Ответ: Командировочными данные расходы не будут. Организация вправе возместить работнику потраченную им иностранную валюту, но сделать это можно только в белорусских рублях.

Правовое обоснование

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

По общему правилу, направляя работника в командировку, организация должна выдать ему аванс в счет командировочных расходов. Когда наниматель заранее знает о расходах, которые должен произвести работник в его интересах, то, как правило, обеспечивает работника авансом на предстоящие расходы. Однако на практике не все расходы удается предусмотреть.

Законодательство устанавливает. Это значит, что такие расходы не могут быть отнесены к командировочным. Если требуется оплатить расходы организации, а деньги для этого работник не получил, законодательство разрешает, чтобы работник использовал собственные денежные средства, которые организация может ему возместить. Единственное ограничение заключается в том, что возмещаются они не в иностранной валюте, а в белорусских рублях.

Наши рекомендации

Использование личных денежных средств в интересах организации с последующим их возмещением законодательство допускает только для физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с этой организацией, т.е. для ее работников. Если физическое лицо работает в организации по гражданско-правовому договору, такая возможность отсутствует.

Срок, в течение которого наниматель должен рассчитаться с работником и возместить ему личные денежные средства, потраченные на оплату расходов организации, законодательство не определяет. Полагаем, что нанимателю следует рассчитаться с работником в разумные сроки.

После возвращения из командировки работник обязан представить нанимателю отчет об израсходованных в его интересах суммах личных денежных средств. Важно, чтобы к отчету работник приложил документы, подтверждающие приобретение ТМЦ.

На заметку

Чтобы подтвердить свои расходы, работник должен представить в бухгалтерию организации кассовый чек или иной документ, позволяющий, среди прочего, определить дату покупки ТМЦ, их наименование, количество, цену и сумму.